SOLUTEC GROUP, por la dinámica empresarial que realiza a través de sus empresas SOLUTEC LLC, SOLUTEC S.A.S., CREACTTIVO S.A.S. Y EKHO SOFTWARE HOUSE S.A.S., deben compartir información de sus clientes, proveedores, colaboradores, contratistas y todas las demás personas representada en elementos como: reportes, resultados e información estadística o asociada a servicios de servidores de información, sistemas de información involucrados en la operación diaria, la cual puede usarse por las empresas del Grupo o aliados comerciales con acuerdo vigente, a quienes se les puede encargar de procesos específicos y excepcionalmente también podrán actuar como Responsables de tratamiento.
SOLUTEC GROUP está comprometido con dar estricto cumplimiento a la normatividad vigente sobre la protección de Datos Personales, por lo establecido en el artículo 15 y 20 de la Constitución Política de Colombia, desarrollados por la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás disposiciones que las modifiquen, adicionen o las reglamenten.
Por lo anterior, ha diseñado y quiere dar a conocer su Política de Tratamiento en materia de protección de Datos Personales, en relación con la recolección, uso y transferencia de los mismos, contando con la autorización que ha sido otorgada por los titulares de la información.
La Política de Tratamiento de Protección de datos Personales describe las características generales que se tienen en cuenta a efectos de proteger los Datos Personales de los titulares, como la finalidad de la recolección de la información, los derechos de los titulares, área de la Institución encargada de atender las quejas y reclamos, y de igual manera se especifica el procedimiento a seguir para para conocer, actualizar, rectificar y suprimir la información.
1. Definiciones para efectos de la Política de Tratamiento de Datos Personales:
El artículo 3 de la Ley 1581 de 2012, establece las siguientes definiciones, tal como se trascribe a continuación, las cuales serán tenidas en cuenta para llevar adelante su implementación que permita una aplicación, así como las demás normas y principios que rigen los derechos fundamentales relacionados con el derecho de habeas data y protección de datos personales.
a) Autorización:Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
b) Base de Datos:Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
c) Dato personal:Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
d) Encargado del Tratamiento:Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del Tratamiento.
e) Responsable del Tratamiento:Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
f)Titular:Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
g) Tratamiento:Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
2. Principios específicos:
El artículo 4 de la Ley 1581 de 2012 consagra los principios que rigen el tratamiento de los Datos Personales, los cuales son los siguientes:
a) Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos:El Tratamiento de datos personales es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en las distintas disposiciones legales vigentes y a los derechos fundamentales conexos.
b) Principio de finalidad:El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.
c) Principio de libertad:El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
d) Principio de veracidad o calidad:La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
e) Principio de transparencia:En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
f) Principio de acceso y circulación restringida:El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la presente ley.
Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la presente ley.
g) Principio de seguridad:La información sujeta a Tratamiento por el responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la presente ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
h)Principio de confidencialidad:Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos, bien sea administrando, manejando, actualizando o tengan acceso a ellos estando almacenados en Bases de datos, están obligadas a garantizar la reserva de la información. Esta obligación persiste y se mantiene inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.
3. Datos sensibles:
Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
4. Deberes de SOLUTEC GROUP como responsable del tratamiento de datos personales:
SOLUTEC GROUP como el responsable del tratamiento de datos personales, deberá cumplir con estos deberes sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la ley que rijan esta actividad:
a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
b) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
c) Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
e) Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
f) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.
h) Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado.
i) Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
j) Tramitar las consultas y reclamos formulados.
k) Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
l) Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
m) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
5. Derechos de los titulares de la información:
El Titular de los datos personales tiene los siguientes derechos:
a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a SOLUTEC GROUP como responsable del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
b) Solicitar prueba de la autorización otorgada a SOLUTEC GROUP como responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento.
c) Ser informado por SOLUTEC GROUP, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento y tener conocimiento de los mismos.
Los anteriores Derechos podrán ser ejercidos por:
a) Por el Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición el responsable.
b) Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.
c) Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
d) Por estipulación a favor de otro o para otro.
Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos.
6. Consulta
Los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en cualquier base de datos. Por consiguiente, SOLUTEC GROUP deberá suministrar a quien se lo solicite toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.
La consulta se formulará por el medio habilitado por SOLUTEC GROUP, siempre y cuando se pueda quedar constancia o prueba de esta.
La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de esta. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
7. Reclamos:
El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en esta ley, podrán presentar un reclamo a SOLUTEC GROUP, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:
a) El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a SOLUTEC GROUP, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
b) Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga «reclamo en trámite» y el motivo de este, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
c) El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
8. Rectificación y actualización de datos.
Es obligación de SOLUTEC GROUP rectificar y actualizar a solicitud del titular, la información de éste que resulte ser incompleta o inexacta, de acuerdo con lo consagrado en el procedimiento arriba señalado.
Toda solicitud de rectificación y actualización de datos personales presentada por el titular debe indicar las correcciones a realizar y aportar la documentación que avale su petición.
SOLUTEC GROUP facilitará este tipo de procedimientos y por lo tanto podrá habilitar medios electrónicos u otros que considere acorde para este tipo de solicitudes. SOLUTEC GROUP informará estas posibilidades en el aviso de privacidad y los pondrá a en conocimiento a los interesados en su página web.
9. Supresión de datos:
El titular de los datos tiene el derecho, en todo momento, a solicitar a SOLUTEC GROUP la supresión o eliminación de sus datos personales cuando:
a) Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la normatividad vigente.
b) Hayan dejado de ser necesarios para la finalidad para la cual fueron entregados.
c) Se haya finalizado el periodo de tiempo para el cumplimiento de los fines para los que fueron entregados.
Esta supresión conlleva la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por SOLUTEC GROUP.
SOLUTEC GROUP, como responsable del tratamiento de los datos entregados por el Titular, puede negar el ejercicio de la supresión de los datos en las siguientes situaciones:
a) El titular posea un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
b) La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas ligadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
c) Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.
10. Revocatoria de la autorización.
Cualquier persona, titular de los datos personales pueden revocar el consentimiento al tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual.
Esta solicitud de revocatoria puede ser sobre la totalidad de las finalidades consentidas o de forma parcial sobre alguno de los tratamientos determinados, manteniendo vigentes otros fines con los que el Titular está de acuerdo con su continuidad y que el responsable puede llevar adelante.
11. Canales de atención dispuestos por SOLUTEC GROUP como responsable del tratamiento de datos personales:
SOLUTEC GROUP
DOMICILIO
MEDELLIN, ANTIOQUIA, COLOMBIA
DIRECCIÓN
Calle 7 Sur 42 70 Ed. Forum Of. 1301
TELÉFONO
(604) 444 77 85; 316522471
CORREO ELECTRÓNICO
PÁGINA WEB
SOLUTEC GROUP, en los términos establecidos en la normatividad vigente, actuará como responsable del Tratamiento de Datos Personales y las distintas dependencias actuaran como Encargados del Tratamiento de datos personales.
El Área de Servicio al Cliente será el área encargada de recibir las peticiones, quejas o reclamos de los Titulares de los Datos Personales. Esta área se encargará de realizar el manejo interno que sea necesario a efectos de garantizar una respuesta clara, eficiente y oportuna al Titular del Dato.
12. Vigencia
La presente Política de Tratamiento de Datos Personales de SOLUTEC GROUP, rige y surtirá efectos hasta que la normatividad esté vigente y no sea necesario modificaciones que la dejen inaplicable. Este manual predomina sobre cualquier otro reglamento que, anteriormente, se hubiere instaurado en SOLUTEC GROUP.
Los Datos Personales o bases datos sujetas a Tratamiento, estarán vigentes por el término contractual que tenga el producto o servicio, durante el período en el que subsista la finalidad para la cual fueron recopilados, más el término que establezca la ley.
13. Otras disposiciones
En desarrollo del principio de seguridad establecido en la normatividad vigente, SOLUTEC GROUP adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
14. Transferencia Internacional de Datos.
Está prohibida la transferencia de datos personales a países que no proporcionen niveles adecuados de protección de datos. Se entienden países seguros aquellos que cumplan con los estándares fijados por la Superintendencia de Industria y Comercio. De manera excepcional se podrán realizar transferencias internacionales de datos por SOLUTEC GROUP, cuando:
a) El TITULAR del dato haya otorgado su autorización previa, expresa e inequívoca para realizar la transferencia.
b) La transferencia sea necesaria para la ejecución de un contrato entre el TITULAR y cualquiera de las empresas de SOLUTEC GROUP, como responsable y/o encargado del tratamiento.
c) Se trate de transferencias bancarias y bursátiles acorde con la legislación aplicable a dichas transacciones.
d) Setrate de transferencia de datos en el marco de tratados internacionales que hagan parte del ordenamiento jurídico colombiano.
e) Transferencias legalmente exigidas para salvaguardar un interés público. Al momento de presentarse una transferencia internacional de datos personales, previo envío o recepción de estos, SOLUTEC GROUP, suscribirá los acuerdos que regulen en detalle las obligaciones, cargas y deberes que surgen para las partes intervinientes.
15. Medidas de Seguridad.
En el tratamiento de los datos personales objeto de regulación en esta norma, SOLUTEC GROUP, adoptará medidas de seguridad físicas, lógicas y administrativas, las cuales se clasifican en nivel alto, medio y bajo, conforme el riesgo que pueda derivar de la criticidad de los datos personales tratados. En desarrollo del principio de Seguridad de los Datos personales, SOLUTEC GROUP, adoptará una directriz general sobre estas medidas, que serán de obligatorio acatamiento por parte de los destinatarios de esta norma. Es obligación de los destinatarios de esta norma informar aSOLUTEC GROUP, cualquier sospecha que pueda implicar una violación a las medidas de seguridad adoptadas por la organización para proteger los datos personales confiados a ella, así como cualquier tratamiento inadecuado de los mismos, una vez tengan conocimiento de esta situación. En estos casos, SOLUTEC GROUP, comunicará a la autoridad de control tal situación y procederá a gestionar el respectivo incidente de seguridad respecto de los datos personales, con el fin de establecer las repercusiones jurídicas del mismo, sean estas a nivel penal, laboral, disciplinario o civil.